# Come fissare le priorità quando l'ufficio di raccolta fondi è composto da una, due, massimo tre persone che devono fare di tutto? > Una fundraiser chiede come scegliere le priorità quando due o tre persone seguono comunicazione, campagne, bandi, mailing, database, eventi e banchetti. Per Riccardo Friede il sovraccarico produce comunque utilità: serve un criterio per ordinare le attività e individuare i rami secchi. - Formato: Guida - Argomenti: Organizzazione e dirigenti, Lavorare nel fundraising - Pubblicato: 12 dicembre 2016 - Autore: Riccardo Friede - Indirizzo: https://fundraisingkmzero.it/fundraising/come-fissare-le-priorita-quando-lufficio-di-raccolta-fondi-e-composto-da-una-due-massimo-tre-persone-che-devono-fare-di-tutto - Licenza: CC BY-NC 4.0, citando Fundraising Km Zero ## DOMANDA *Molto spesso nelle medie e piccole organizzazioni il (poco) personale impiegato fa un po' di tutto. Cerca quindi di stare su più canali ad esempio di comunicazione (online e offline) impronta campagne di raccolta fondi, scrive progetti per fondazioni di erogazione, si occupa della pubblicità istituzionale e/o dedicata ai progetti, fa direct mailing, gestisce il database donatori, crea DEM e newsletter, si occupa anche degli eventi e laddove i volontari non sono così tanti, copre anche i turni dei banchetti... Ora in quest'ottica, non sempre questo grande impiego di energie porta a dei risultati soddisfacenti in termini di ore di lavoro impiegate, e io, per la mia esperienza, non lo imputo solamente ad un approccio sbagliato ma proprio ad un "over tasking" forse, si vuole fare come le grandi e tutto quello che fanno le grandi ma con 2/3 persone... Come si può ovviare questo problema? O meglio quali attività scegliere, cosa fare per primo?* ***Alessandra*** --- ## RISPOSTA Carissima Alessandra, grazie della domanda, che oltre a una risposta... solleva nuove domande! Hai ragione: - quando sul banco c'è fin troppo, come facciamo a scegliere cosa mettere in cima e cosa in fondo alla lista? - Esiste un criterio giusto e inequivocabile per decidere su cosa puntare? - Come si fa a individuare i rami secchi delle attività in corso? - Tolto chi nell'organizzazione si occupa direttamente del fundraising, quanto l'organizzazione è consapevole che ciò che in prima battuta non fa cassa, oppure non batte i record, magari produce altro di altrettanto importante? Io per primo mi pongo quotidianamente domande di questo tipo. Grazie al cielo, la doppia veste di fundraiser e di consulente mi aiuta a tenere una certa distanza dalla fretta del momento. Una prima considerazione generale è questa: *salvo evidenti buchi nell'acqua e insuccessi evidenti e clamorosi,* *l' "over tasking" produce solo utilità per l'organizzazione* Cioè, anche se a voi in ufficio sembra di essere travolti da una tempesta di "piccole cose", magari neanche tutte così importanti, in realtà sono tutte da tenere. Perché, **siete voi fundraiser a tenere in vita quel che davvero è necessario a sviluppare la raccolta fondi, e non siete voi che state sbagliando qualcosa**! Ma quindi, se bisogna tenere tutto, non c'è speranza di uscire da questo circolo vizioso? Si, che c'è. Ma **la risposta è squisitamente culturale e organizzativa**. In una parola sola, **imprenditoriale**. Fermiamoci su questo "imprenditoriale", perché **un sano l'assetto nella tua e in tutte le organizzazioni** dovrebbe essere questo: - **il fundraiser è il manager** delle attività di raccolta fondi e comunicazione - **il direttivo è "l'imprenditore collettivo"** che fa gli investimenti A dire che il buon andamento della raccolta fondi sta sicuramente nella capacità gestionale dei fundraiser della tua e di ogni piccola organizzazione, ma **c'è un limite strutturale che può essere superato solo a fronte di investimenti sull'organizzazione del lavoro.** Ripeto, *dubito fortemente* che voi fundraiser stiate lavorando male, altrimenti: - nel vostro ufficio non sareste più di uno (che è la media nazionale) - non sareste in "overtasking" - non vi fareste queste domande :) Il problema vero è che... **a questo punto, siete troppo pochi**! Ma invece di chiudere qui, torno indietro di qualche passo e la prendo un poco più alla larga, tenendo però fermo il paletto su queste ultime considerazioni... Grazie al tanto girovagare tra le piccole organizzazioni, mi è del tutto chiaro che, indipendentemente dal settore, **le piccole organizzazioni fanno fatica a crescere** perché: - **lasciano che i problemi si incancreniscano:** così i nodi critici non si sciolgono mai e l'energia resta bloccata (non prenderla come una frase filosofica o metaforica, è un aspetto assolutamente pratico e concreto!) - hanno **fretta di cambiare**: magari, ma purtroppo no, perché i segnali arrivano in 6 mesi e i risultati in 12 mesi - **non si "guardano dentro"** con attenzione: molte volte le risorse e le risposte ci sono già - non si rendono conto che **per coprire nuove aree di sviluppo, la condizione essenziale è aggiungere un part-time allo staff**: non mi/ci interessa adesso con che tipo di contratto e di inserimento, ma è la condizione Questo a dire che (scegliendo deliberatamente di concentrarci solo su alcuni aspetti), in ordine cosa spinge di più la raccolta fondi in una piccola organizzazione, troviamo **in ordine di importanza**: 1. **organizzare il lavoro** 2. nel breve/medio termine, **risolvere i problemi immanenti e cogliere le opportunità vicine** (entro i 6 mesi) 3. avere una **strategia di sviluppo per il medio/lungo periodo** (12-18 mesi) Una piccola organizzazione non può pensare di fare piani industriali, cioè di fissare periodi di programmazione da 3-5 anni. Idealmente sarebbe corretto, ma nella pratica di tutti i giorni è una pretesa davvero inconsistente. Quello lì sopra è l'ordine dei fattori. Ora, per avvicinarci al primo punto, partiamo dal fondo. Ogni anno (a settembre o a gennaio), un'organizzazione dovrebbe porsi queste domande, più o meno in quest'ordine: - **cosa ci sta impedendo di crescere armoniosamente?** **Cosa ci stiamo perdendo per strada?** La risposta può essere: siamo ancora troppo poco visibili; non sappiamo bene a chi rivolgerci con gli appelli; non riusciamo ad allargare il giro... Quindi, **qual è una buona strategia da perseguire per i 12 mesi a venire?** Per le piccole organizzazioni la scelta è tra: - essere **più visibili e più noti** - **aumentare il** **numero dei donatori** - **tirar fuori ancora di più da chi già ci sostiene** (in termini di donazioni, relazioni, volontariato per la raccolta fondi e promozione etc etc) - **abbiamo già le risorse per migliorare su questi aspetti?** Riformulo al negativo: **siamo sicuri di non avere già oggi in casa quel che ci serve per migliorare su questi aspetti?** La risposta definitiva può essere: no, non ce l'abbiamo! Oppure, **scavando un poco più a fondo** la risposta può essere: si, ce l'abbiamo ma non ce ne eravamo ancora accorti, perché subissati di impegni e attività. Questa seconda risposta emerge soprattutto quando ci si mette a **guardare il database con piglio meditativo**: nome per nome, ragione sociale per ragione sociale (e non a memoria o a naso), **nel breve-medio periodo**, chi ci può aiutare a essere più visibili? Siamo sicuri che abbiamo già tirato fuori tutto il possibile dai donatori attuali, anziché andare a cercarne di nuovi? Cosa ci suggerisce la popolazione del nostro database per pensare a chi sono i nostri futuri potenziali donatori? Chi nel nostro database potenzialmente potrebbe fare del volontariato per la promozione e raccolta fondi? Sto dicendo, in altre parole, che **le risorse vanno cercate non dentro l'ufficio (vorrebbe dire alzare ancora l'asticella dell' "overtasking", ma nella rete di relazioni e di prossimità dell'organizzazione.** - ora che ho individuato una priorità (come problema o opportunità) e mi pare anche di avere già le risorse per lavorarci su, **CON LO STAFF ATTUALE riusciremo a focalizzarci su questa priorità per risolverla al meglio nei prossimi 6 mesi**? - **se la risposta è "si"**, allora si continua a lavorare redistribuendo il lavoro tra chi c'è... scontato, no? Ma il rischio reale e concreto è l'over-over tasking - **se la risposta è "NO" (e questo è lo scenario più realistico!)** allora bisogna andare dal direttivo e spiegargli (senza troppi mezzi termini) che l'unica soluzione è **aumentare lo staff di un part-time**. Te l'avevo detto all'inizio, ma la "regola aurea" è davvero questa: ***per permettere a una piccola organizzazione di fare uno "scatto di crescita" concentrandosi sulla risoluzione di un blocco o sul cogliere opportunità molto vicine, bisogna necessariamente aggiungere allo staff un part-time (15-20 ore iniziali alla settimana)*** E quindi scegliere, **aggiunta questa persona a part-time, si decide chi dello staff seguirà la nuova grossa importante decisiva priorità che avete individuato**, altrimenti molto semplicemente non potrete seguirla (se non a discapito di altro) e a nulla vale fissare delle priorità! Questo part-time può essere: - uno stagista/tirocinante - un tempo determinato - una prova a voucher che prosegue con qualche forma di collaborazione contrattualizzata Insomma, basta che sia equamente retribuito e debitamente inquadrato. E ci mancherebbe! Ma ancora una volta, sicuramente per voi dell'ufficio è tutto chiaro! Ma allora, se tu e i tuoi colleghi in ufficio avete tutto chiaro, **chi nella vostra organizzazione dovrebbe avere le idee più chiare?** Beh, il vostro "imprenditore collettivo", cioè **il vostro consiglio direttivo**. Non posso sapere con certezza se il vostro vero nodo si trova in quella sede, ma occhio e croce direi di si. Mi sa che sono i vostri consiglieri (e il vostro direttore/direttrice, se del caso) ad aver più bisogno di farsi la domanda che mi hai posto e di leggere anche tutta questa risposta... Un caro saluto e ogni bene! Buon lavoro, anche se in totale overtasking! \- Riccardo Friede - --- ***Vuoi inviare una domanda anche tu?*** *Clicca qui e vai al modulo dedicato della sezione “Domande & Risposte”* --- ***ATTENZIONE, ATTENZIONE!** Le risposte offerte attraverso la sezione “Domande & Risposte” di questo blog non costituiscono mai una consulenza specifica. I casi vengono esaminati rapidamente attraverso le informazioni trasferite da chi fa la domanda e da quanto reperibile online. Le risposte sono quindi quanto possibili puntuali, ma hanno necessariamente un carattere generale, anche per offrire spunti ad altre organizzazioni e interessati.*