“Database: anche le piccole organizzazioni non possono farne a meno!” di Leonardo Monaco

E’ proprio vero, anche in una piccola organizzazione o in una giovanissima “start up” del terzo settore, adottare piccole accortezze o acquisire semplici buone pratiche porta i suoi risultati.

Mi occupo di raccolta fondi per Meglio Legale, una neonata organizzazione di advocacy che si occupa di legalizzazione della cannabis. A marzo 2020 abbiamo iniziato da zero, in piena pandemia con una strategia interamente basata sul digitale.
Abbiamo deciso di fare fin da subito un investimento importante: un database che ci permettesse di conservare in maniera organizzata lo storico delle relazioni e delle donazioni per ogni persona presente nel nostro indirizzario (in dodici mesi si sono unite alla nostra community oltre 13.000 persone!)

Il database è il tesoro di qualsiasi organizzazione, anche piccola. La possibilità di raccogliere dati e informazioni è il primo passo verso la creazione di un progetto efficace di raccolta fondi. Non abbiamo esitato un momento a dotarcene e i risultati, a fronte di un investimento importante che porterà i suoi frutti nel tempo, iniziano a vedersi.

I dati ti permettono di modellare la tua strategia

Concluso il 2020, grazie al database per noi è stato molto semplice tirare le somme di un anno di iniziative. Estrapolare la lista delle donazioni ricevute e dividerle per categorie di ammontare (0-10€, 11€-20€, 21€-50€…) ci permette di ricavare per ciascuna “fascia di donazione” dei dati fondamentali: quante persone hanno donato una certa somma? Qual è la donazione media per ciascun range? Quanto possiamo aspettarci di ricavare dai piccoli, medi e grandi donatori per finanziare i nostri progetti e i nostri costi generali?

Il 2021 di Meglio Legale è iniziato subito con le idee molto chiare su cosa fare:

1. prima di tutto, ringraziare tutti i donatori e le donatrici che hanno dato il loro contributo nei mesi trascorsi;
2. stabilire, grazie allo storico, un obiettivo di primo dono per tutte le persone che ci seguono, ma che non hanno ancora deciso di sostenerci;
3. individuare per ogni sostenitore la migliore offerta di raccolta fondi, tenendo presente che l’obiettivo del fundraising è aumentare la donazione media e la frequenza dei doni.

Il database è il motore della tua macchina

Prima ancora di muovere la raccolta fondi, il database ci aiuta a muovere le relazioni con le persone. Sono loro a rendere possibile il lavoro sulla causa.
Conoscere la nostra comunità ci permette di sapere come chiedere ad ogni persona di fare la differenza in quello in cui crede; per questo il migliore momento per iniziare a tenere traccia delle relazioni con i nostri sostenitori è adesso.
Il famoso “foglio excel” è altamente sconsigliato, ma rappresenta un buon inizio in vista dell’adozione di un più adeguato CRM, il nome tecnico con cui chiamiamo i software dedicati alla gestione delle relazioni nel non profit e nel mondo profit.
Per le nostre piccole realtà ci sono varie offerte. Vanno dalle versioni gratis per chi deve gestire piccoli numeri di anagrafiche, a strumenti che richiedono un impegno economico in più, per avere mezzi più sofisticati per le nostre strategie.

Quale CRM per la mia associazione? Alcuni esempi

NPWeb, per le piccolissime organizzazioni: entro la soglia delle 300 anagrafiche offre una versione gratuita, perfetto per iniziare a familiarizzare con il concetto di database.

Green by MyDonor, la versione dedicata alle piccole non profit. Ha un canone fisso annuale senza limitazione di anagrafiche.

NationBuilder, il software che utilizzo in molte delle realtà in cui collaboro. Americano e disegnato per la politica e l’advocacy. Integra molto bene CRM, email marketing e strumenti per il fund e people raising. Ha un tariffario che varia a seconda delle anagrafiche totali.

E voi che esperienza avete con i database e la gestione dei dati nella vostra organizzazione? Scrivetelo nei commenti, sono curioso di leggere le esperienze dei visitatori di FundraisingKm0, che ringrazio per l’ospitalità.

-Leonardo Monaco-